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Notre agenda


Agenda partagé, Planning synchronisé
Intégrer une solution collaborative pour gagner en temps et en efficacité


L’agenda partagé (ou collaboratif) est un outil de travail qui est devenu indispensable pour les utilisateurs d’une permanence téléphonique et leurs clients. Basé sur la technologie Web 2.0, Ubicentrex vous permet d’organiser plusieurs agendas dans une même interface. Avec une connexion Internet (mobile 3G, ADSL, Câble…), votre agenda est consultable et enrichi en temps réel (disponibilité : 7j /7 & 24h /24). Interfacée avec la téléphonie et la base contacts, la prise de rendez-vous s’effectue en quelques clics et la traçabilité des actions réalisées prend toutes ses lettres de noblesse.

agenda partagé


Affichage en mode 1,5,6,7 jours
Affichage en mode 1,5,6,7 jours

L’agenda partagé UBICENTREX offre la possibilité d’afficher une journée complète ou bien une semaine de 5, 6 ou 7 jours. Pour les télé-secrétariats, cet affichage peut-être paramétré par défaut selon l’usage de chaque client.



Autosuggestion des contacts

Lors de la saisie d’un rendez vous, le nom, prénom et numéros du patients sont automatiquement pré remplis selon le numéro de téléphone de l’appelant. Si plusieurs contacts (patients) correspondent aux mêmes numéros, une liste est affichée. Cette autosuggestion permet de gagner un temps très important pour le client et pour le secrétariat. Cela permet également de s’imposer facilement une cohérence entre les rendez-vous et le carnet de contacts.

Autosuggestion des contacts


Filtres d’affichage
Filtres d’affichage

Plusieurs filtres d’affichage sont disponibles. Vous pourrez notamment afficher sur votre écran les rendez-vous supprimés. Cela permet de manière extrêmement simple de retrouver l’historique des modifications de votre agenda. Il n’y aura ainsi plus de malentendu entre la secrétaire et son client.



Synchronisation des agendas avec Google Calendar, Outlook, Iphone et Blackberry

L’agenda UBICENTREX peut être synchronisé avec Google Calendar. Cela permet au client de la permanence téléphonique de garder son agenda Google. Google Calendar peut aussi être utilisé comme passerelle versd’autres agendas (Outlook, Iphone ou Blackberry par exemple). Cette fonctionnalité est également très intéressante pour importer facilement l’agenda de vos nouveaux clients.

Autosuggestion des contacts


Gestion des disponibilités
Gestion des disponibilités

Le planning partagé UBICENTREX permet d’indiquer au secrétariat à l’aide de canevas la disponibilité du client. Cette disponibilité peut être qualifiée de 3 types: disponible le jour même, disponible uniquement pour le client et aussi disponible le jour même. Ce dernier type de canevas est très utile pour conserver de la disponibilité pour les urgences.



Consignes de jour

Les consignes de jours permettent de donner au télé secrétariat des instructions liées à une journée précise. C’est très pratique au quotidien pour orienter le positionnement des rendez-vous ou bien pour optimiser la qualité de réponse de la secrétaire.

Autosuggestion des contacts


Affichage des disponibilités
Affichage des disponibilités

L’affichage des disponibilités sur le mensuel est très précis. En effet un code couleur permet d’un coup d’oeil de voir
Les jours plein en rouge: des rendez-vous et pas de disponibilité
Les jours commencés en rose: des disponibilités et des rendez-vous
Les jours encore vierge: des disponibilités, pas de rendez vous



Ergonomie

L’usage du planning est extrêmement simple et convivial: de nombreuses actions se font par menu contextuel ou par la souris comme par exemple la copie, suppression, changement de couleur, l’envoi par mail,… L’horaire s’affiche au survol de la souris. Cela permet de visualiser très facilement l’horaire où l’on se trouve sans pour autant charger l’affichage global.

Ergonomie


Et aussi

Il existe encore de nombreuses fonctionnalités très pratiques comme:
Affichage simultané jusqu’à 7 plannings
Plannings types avec définition des disponibilités
Possibilité d’écrire des commentaires dans la grille
Durée des créneaux adaptables dans la grille
Filtres d’affichages: disponibilité, rendez-vous, créneaux,…
Conditions d’acceptation des rendez-vous facultatives ou obligatoires
Nombreux critères de création de rendez-vous: nouveau patient, …
Affichage de l’historique des contacts du rendez-vous
Création de contact directe à l’enregistrement du rendez-vous
Recherche de disponibilité avec critères complexes
Gestion de liste d’attente
Modèles de rendez-vous
Copie complexe de structure d’agenda (1 jour sur deux, seulement les lundis, …)